一、文书档案的定义

　　文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念.

　　1.分类方法

　　1)保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

　　2)保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

　　3)问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

　　4)年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

　　5)年度——组织机构——保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

　　2.作用

　　1)分类是档案整理工作的重要环节;2)分类的科学性决定了文书档案整理的科学性;3)分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现;4)分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

　　3.原则

　　档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则

　　4.保管

　　我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　5.销毁

　　1)制定保管期限表;2)制定销毁档案的审批制度;3)制定销毁档案的监销制度。

　　二、文书档案整理工作包括哪些内容

　　文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。

　　(1)分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的时间或来源、内容、形式等进行分类。

　　(2)立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区特征。

　　(3)排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反映的工作.上的联系或问题进行排列。

　　(4)编目。编目的类型基本有两种, -种是综合目录, - -种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限来编制。

　　三、如何做好文书档案管理工作

　　1、优化文书档案管理制度

　　传统的文书档案管理制度存在着一定问题 ,在下一发展阶段都有待提高。 文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放,这种方式虽然简单易行,但由于所需整理存放的文书档案数量过多,这样进行分类太过于笼统化,使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类,先以时间为大的分界线将档案大致的分出,再根据事件的类型进一步分类 ,最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的工作内容与注意项,没有对所有的工作项目进行人员数量的分配,导致有些工作项目中所用的工作人过多,造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时,就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行,名文书档案管理工作者都各司其职。

　　2、培养管理人员的学习能力

　　在新时代的引领下,对所有工作者的学习能力都有很高的要求,所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求,只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以,所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展,就要进行不断的学习,只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者,在工作过程中要对新事物不断的学习,所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解,这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视,所有的工作者都需要学习现代化的技术,这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

　　3、利用现代化技术进行文案管理工作

　　所谓的现代化技术最多的指对网络的应用,网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术,它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中,将使文书档案的整理与分析更加精准化,减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台 ,一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到,使我国文书档案工作更加顺利的进行。

　　四、2022年档案管理制度的主要内容是什么

　　档案管理主要内容包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这　8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

　　档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

　　文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

　　由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

　　也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

　　五、文书档案的法律依据

　　《档案法》第十条

　　对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

　　第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

　　六、文书档案的整理步骤

　　什么是文书档案?文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

　　分类

　　文书档案分类主要运用年度、机构或问题、保管期限三个因素组合形成不同的分类方案。《归档文件整理规则》建议的文书档案分类方案主要有年度一机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)两种三级分类方法。同时提出，文件量少的单位可以采用"年度—保管期限"的二级分类方法。

　　在年度之下保管期限排在前面，便于档案移交。在各个年度内可以比较大块地搬动同一保管期限的档案，倒架调整的麻烦比较少。

　　在年度之下机构(问题)排前面，便于检索查找。因为查找档案的角度以问题为多。一般是查某一问题，或者查某一机构中的某一问题。先排机构(问题)，在其下分保管期限，就意味着机构(问题)的档案集中排列。

　　归类

　　在确定文件材料属于归档范围，并判定保管期限之后，就可以将文件材料按照分类方案放置到相应的位置。

　　1.年度

　　文件形成单位一般是以年度为单位制定工作计划、开展工作和进行总结。把一个年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一个单位逐年的发展变化，同时也方便按年度查找文件材料。按年度分类整理也与各单位的文书处理工作同步，便于开展文件材料的收集、整理和移交工作。

　　年度分类时按文件形成(签发日期)或处理(办结、闭幕)的年度归类，不是按文件内容针对的年度归类。

　　确定跨年度文件的归档年度一般以文件签发日期为准，确定归档年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定其所属的年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，按其归档年度确定年度，并在附注项加以说明。

　　2.机构

　　档案是在单位内部各机构工作活动中形成的。把同一内部机构形成的文件材料放在一起，能够较好地保持文件之间的历史联系，便于利用档案考察历史。同时，文件材料按机构归类的标准也比较客观明确，分类简便易行。

　　按机构分类就是按文件形成或承办机构(接近公文字号中的机关代字)设置类目，进行文件材料的归类。涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

　　3.问题

　　按问题分类就是按文件内容反映的工作内容设置类目和进行文件材料的归类。如，党群类、业务类、行政类、科技管理类等。这里的问题是概括性比较强的"大问题"，不是单一的"小问题"。

　　机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

　　4.保管期限

　　和年度一样，对档案进行保管期限划分，将档案归入某一个保管期限是文书档案管理必要的工作内容。

　　规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度—保管期限的方法进行两级分类，但仍然保留了年度和保管期限两个常规的必要的分类项目。

　 件的排序

　　文书档案在分类方案的最低一级类目内按文件形成时间顺序结合事由排列。所谓最低一级类目就是分类方案中排在最后的一个类目。如，年度一机构(问题)一保管期限，其中保管期限就是最低一级类目。

　　事由是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，同一事由的归档文件应集中排列在一起;同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列;不同事由的归档文件应按照时间顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　运用计算机档案管理系统可以很容易地检索查询某一事由的文件。运用计算机档案管理系统的单位可以采用在分类方案的最低一级类目内单纯按文件形成时间顺序排列文件的方法，不需要再结合事由排列。这样更"傻瓜"，档案整理效率更高。

　　件内稿本的排序

　　正本(印件)在前，定稿在后;正文在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　档号的编制

　　在档案整理中文件的编号称为"档号"。档号是根据档案分类方案和文件排列顺序编制的。

　　文书档案的档号结构是：全宗号—档案门类·年度—保管期限一机构(问题)代码—件号

　　全宗号是国家档案馆给每一个进馆全宗编定的固定号码，用4位数字或者字母与数字的结合标识，凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。这样的组织或个人在档案学术语中称为"立档单位"或"全宗构成者"。

　　档案门类代码由2位汉语拼音首字母标识。

　　国家档案局 2014 印发的《数字档案室建设指南》规定各档案门类的代码为文书∶WS，照片∶ZP，录音∶LY，录像;LX，科技∶KJ，专业∶ZY。

　　2019年1月日起施行的《机关档案管理规定》提出了类别设置及其代号的意见;机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(RS)、会计(KJ)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音LY)、录像(LX、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码。按照科研(KJ·KY)、设备(KJ·SB)设置科技档案二级门类代码。档号编制方法统一有利于信息交流共享。

　　年度为文件形成年度。年度以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如"2021"。

　　保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码"Y""D30""D10"标识。机构(问题)代码∶机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码"BGS"等。归档文件未按照机构(问题)分类的，应省略机构(问题)代码。

　　件号∶件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用"0"补足，如"0026"。

　　比如：**省科技厅全宗文书档案 2019年永久保管期限的办公室第一件归档文件的档号∶

　　0173—WS·2019—Y-BGS—0001 这里的点是中间点，线是短横。

　　档号如同人们的身份证号将伴随档案的"一生"，它既可以作为档案定位的字符，又可以作为档案检索的条件。它会出现在计算机档案目录数据库中，也会出现在归档文件目录之中，还将成为文件归档章的主要信息元素。

　　加盖归档章

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构(问题)可以作为选择项。归档章中页数用阿拉伯数字标识。保管期限也可以使用"永久""30年""10年"简称标识，机构(问题)也可以用"办公室"等规范化简称标识。

　　电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　编制归档文件目录

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。一般在备注栏中标注复文二字及其文号。

　　归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　序号∶填写归档文件顺序号。

　　档号∶档号按照前述方法编制。

　　文号∶文件的发文字号。没有文号的，不用标识。国家档案局令第8号，"令第8号"是文号;会议纪要填全项目，如"会议纪要〔2016〕 2号"。会议材料之二、简报第三期、图纸第4号不是文号，不宜填入文号栏，可在题名或备注栏中体现。联合行文、关联件(如，请示的批复件)在备注栏填互见号。

　　责任者∶制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。多个单位联合行文时，至少选三个单位著录，其中本单位列于责任者的首位，三个之外的单位用等字外加方括号"【 】"表示。责任者为个人的，个人后加方括号，内填职务、职称或其他身份。无责任者，考证后加责任者，外加方括号。表格的责任者应为填报机关，而非制表机关。

　　题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号"【 】"。如，只标注"会议纪要""会议记录""提案"的，应当在这些名称前加上自拟内容外加方括号。

　　日期∶文件的形成时间。以国际标准日期表示法标注文件形成(即文件签发)的年月日，如 20181208。

　　密级∶文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。填写汉语拼音代码或汉字代码，如"机密"或"JM"。标注保密期限的，应同时填写保密期限，如"机密1年"或"JM1年"。对已升、降、解密的文件，应填写新的密级。归档文件没有密级的，此项目留空即可。

　　页数∶每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注∶注释文件需说明的情况。

　　归档文件目录目录表格采用 A4幅面，页面宜横向设置。

　　归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限分别装订成册。

　　文件装订

　　永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用"三孔一线"装订。

　　永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管档案的装订要求执行。

　　定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照永久保管档案的装订要求执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　编页

　　纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　填写备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

　　盒内文件情况说明∶填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整理人∶负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　整理日期∶归档文件整理完成日期。

　　检查人∶负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　检查日期∶归档文件检查完毕的日期。

　　排架

　　归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　归档文件按年度一机构(问题)一保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案先按机构(问题)序列依次上架，在机构(问题)内再分保管期限排列。

　　归档文件按年度一保管期限一机构(问题)分类的，库房排架时，每年形成的档案先按保管期限依次上架，在保管期限内再分机构(问题)排列。

以上就是关于文书档案的定义，工作内容，以及如何做好文书档案管理的工作；文书档案的整理步骤等等，希望对您有所帮助。