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怎么给档案盒做标签,档案盒中的卷内目录怎么填写?(干货)
时间:2021-12-09 15:00:00 点击次数:1282 作者:新锋

  一、怎么给档案盒做标签?


  一般情况下,定制的档案盒侧面是直接印刷的有标签,我们存放文件的时候,可以用笔填写所要填充的信息。但是也有一些小企业是自行购买的塑料档案盒,存放少量文件所用,那这种档案盒的标签就需要我们自己制作了。

塑料档案盒与纸质档案盒对比图

  这种档案盒标签自作起来也非常的简单;制作方法如下:


  把侧面的标签抽出,这就是做标签的模板,用尺子量取标签纸的长盒宽,记录下尺寸(通常我们以毫米为单位,尺寸以实际测量为准) 一般长18厘米,宽2.5厘米。


  方法一:如果你会用word,那就用word直接做,创建一个空白的文档,然后在功能区中单击“插入”-->“文本框”选项,修改下尺寸,线条,加上文字 ,颜色默认的黑色,如果不想要黑色的就改一下就好了。(如下图),如果要做多个档案盒标签,那就选择原有的文本框,复制几个出来,对齐,然后打印出来,裁切就完成了。


word制作塑料档案盒标签截图


  方法二:如果会用AI软件,那就更简单了,直接画一个矩形,修改线条粗细和调整尺寸,编辑文字对齐后就好了,然后打印出来裁切就完成了。


AI制作科技档案盒标签截图

  二、档案盒中的卷内目录怎么填写?

  卷内目录填写方法如下:

  1、你要做个目录表(目录表中必须有:文件名称或内容、文件编码、文件形成的部门、时间、序号等)

档案盒卷内目录图

  2、将档案盒中的资料按份数编好序号编码;


  3、按序号顺序填写目录表的“文件名称或内容、文件编码、文件形成的部门、时间、序号”等。

       (1)卷内目录中的文件名称,是填写卷内每个文件的名称;

      (2)文件再多也要逐一填写;

      (3)没有文件编号的如果要归档的肯定要填写,比如会议纪要,都是以后可能要备查的,所以必须填写;

      (4)责任单位是发文单位,多个单位联合发文的,要填写联合发文的全部单位;

      (5)文件填写日期必须是发文日期,这必须真实填写。

      (6)归档日期只是整理文件案卷的日期,是根据整理日期变化的。

      (7)同一事件的请示、批复放在一起归档,如果跨年度就以批复的年度为准。

  如2019年的请示,2020年才批复,则请示、批复存放在2020年度。2020年写的2019年的工作总结,放在2019年度。2019年制定的2020年度的工作计划,放在2020年度。


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